Consulenza in Pillole #45

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Come si organizza un buon open day?

Sinonimo di “porte aperte”, l’open day si caratterizza come una giornata in cui l’accesso al club e alle sue iniziative è libero per tutti. Nasce come un giorno di festa, diventa un’opportunità commerciale, un giorno in cui nulla va lasciato al caso, perché tutto quel che accade è una vetrina per il club. Sia per chi lo visita per la prima volta, sia per i soci. Pianificare un open day non è quindi cosa di poco conto; dato il poco spazio, ci focalizzeremo sugli aspetti principali.
Innanzitutto: quando svolgere un open day? Non ci sono vincoli. Eviterei solo luglio e agosto (a parte i club in zone marine, che potrebbero beneficiare del turismo), ma per il resto ogni momento è buono. Proprio perché nasce come festa del club e dei suoi soci, però, è meglio pianificarlo quando si hanno novità da proporre o premiazioni da svolgere; in caso contrario, verrebbe percepito solo come occasione commerciale e poco più. L’organizzazione delle attività della giornata si basa sulle sale corsi, che devono privilegiare proposte innovative, non presenti nel palinsesto (magari per presentarle come anteprima e verificarne l’interesse), oppure varianti di corsi già esistenti con attinenza magari al periodo in cui si svolge l’open day (Carnevale, Natale, inizio estate, etc). Inoltre, per sottolineare l’atmosfera di festa del club, si possono organizzare gare tra i soci, usando gli attrezzi di sala fitness, e situazioni di intrattenimento quali animazioni per i bambini, aperitivo in musica, degustazioni di prodotti bio. Infine, non vanno dimenticati gli addobbi: il club deve essere perfetto e fornire un’immagine di serenità e cura dei particolari.
Per far sì che le aule e le gare siano piene, vanno prese le iscrizioni fra i soci. Per questo, l’open day va pianificato e comunicato almeno un mese prima, usando comunicazione interna e via web. Una soluzione on line può essere quella di creare l’evento su Facebook e invitare amici, monitorando la viralizzazione della news. Una possibilità off line, invece, potrebbe essere quella di creare un mega-cartellone all’ingresso del club, in cui siano riassunte le attività della giornata, e invitare i soci a iscriversi ad esse. Commercialmente, la giornata deve prevedere un’offerta notevole sul piano del risparmio, relativa all’abbonamento più costoso e open, e riservata a chi, mai iscritto al club, si iscrive in quella giornata o, al limite, nei tre giorni successivi. Anche per questo motivo, all’ingresso, chiunque non sia socio è tenuto a lasciare i suoi dati e a seguire un tour del club, al termine del quale il consulente può effettuare la sua proposta di iscrizione. Se vi sono sponsor, si può ipotizzare di distribuire all’ingresso un piccolo regalo a tutti i partecipanti. In ogni caso, è bene che nei giorni immediatamente seguenti l’open day, chi non è socio e non si è iscritto sia contattato, magari anche solo via web, dal club, per rispondere a due/tre domande relative alla sua esperienza e fornire quindi un fondamentale feedback ai titolari.

Ho problemi con i pagamenti dei miei clienti: come limitarli?
In una situazione di crisi economica e stagnazione, diventa sempre più difficile per i consumatori far fronte agli impegni economici. Anche nel nostro settore gli insoluti stanno aumentando. Il fitness è l’unico settore dei servizi dove i clienti si sono sempre permessi di procrastinare il pagamento, usando le scuse più opinabili (“frequento tutti i giorni, te li posso dare anche domani no?” “tanto mi conosci, mica scappo!”). Se permettiamo ai clienti di pagare quando vogliono in tempi di vacche grasse, figuriamoci cosa può accadere in momenti di depressione economica! Quando il mancato incasso diventa un problema? Dipende dalla struttura finanziaria del club, ma in generale se supera il 5% del fatturato dovrebbe scattare un campanello d’allarme, e se va oltre il 10% la sirena dovrebbe suonare ininterrottamente. Poiché è da escludere l’esecuzione coattiva del credito nei confronti del cliente (presupporrebbe l’attività di un avvocato, e per somme modeste il gioco non vale la candela), e va lentamente scemando la fiducia nei clienti che dicono di continuo che pagheranno la prossima volta, la soluzione va cercata alla base. Per abbonamenti a lungo termine, il pagamento attraverso società di credito al consumo mostra i suoi limiti perché sottoposto a vincoli burocratici e finanziari che a volte lo frenano (basti pensare alle richieste di buste paga o di contratti di assunzione, o alle garanzie da chiedere a terzi). Si sono fatte avanti, ultimamente, proposte di pagamenti parcellizzati con carta di credito ma, nonostante ciò risolva il problema del finanziamento, ne provoca un altro derivante dall’incasso mensile, anziché immediato, della somma. Per chi possiede una carta di credito, forse la soluzione migliore sarebbe dividere in due parti uguali il totale da pagare, incassare la prima metà immediatamente attraverso contanti, assegni o bancomat, e assicurarsi l’incasso della seconda metà digitando subito con la carta di credito l’importo: tale incasso avverrà il giorno 15 del mese successivo. Infine, da qualche mese, una nota società di controllo della solvenza dei titoli di credito eroga l’intera somma subito, come fa la finanziaria, senza richieste di dati o di buste paga ma solo attraverso il controllo di un assegno vuoto del cliente; il rovescio della medaglia è che il costo dell’operazione, per abbonamenti a lungo termine, si avvicina pericolosamente al 10%, e quindi va bene solo per chi già attuava il tasso zero oppure se si alzano preventivamente i prezzi per rovesciarne almeno una parte sul cliente. Qual è il segreto? Possedere tutti i mezzi di pagamento possibili, e presentarli al cliente facendogli scegliere quello che lo soddisfa maggiormente. E per concludere, non va scordata la qualità della trattativa, che in momenti come questi deve essere altissima. Se non c’è accordo sulla proposta, non ha senso parlare di pagamenti. Se c’è l’accordo, la scelta è fatta. La felicità di una scelta fa passare in secondo piano altre problematiche.