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Come far quadrare i conti in una società di fitness e benessere? Come ponderare le spese e amministrare con intelligenza le entrate e le uscite?

L’amministrazione di un centro wellness dovrebbe essere nelle mani di una brava figura amministrativa. Essa deve conoscere tutte le scadenze, mantenersi informata sulle continue informative del caso e preparare giornalmente un piano da presentare al titolare amministratore o all’amministratore delegato della società di gestione. La figura amministrativa però non ha, e non deve avere, potere decisionale, altrimenti si può incorrere in una perdita di controllo dell’azienda.
Il direttore, delegato ad amministrare la società, o il titolare amministratore è colui che decide tutto sulla gestione amministrativa. Si tratta del primo errore che un’azienda può compiere: le scelte amministrative, la gestione finanziaria ed economica dell’azienda, sono di tipo politico e non finanziario-amministrativo. È una scelta politica quella di privilegiare alcuni investimenti o pagamenti su altri, è una scelta strategica o tattica del titolare quella di promuovere alcune decisioni commerciali anziché altre. La figura amministrativa è una figura importante ma non strategica, essa deve fornire il maggior numero di informazioni precise a chi decide.
Quindi non scenderò in particolari tecnico-amministrativi, anche perché non sono di mia competenza, ma cercherò di affrontare l’aspetto politico di una gestione amministrativa.

IL BUSINESS PLAN
Come già abbiamo spiegato in passato, occorre avere bene definito il business plan. Uno schema precisissimo che prevede tutte le voci dei costi (fissi e variabili) e tutte le voci degli incassi. Inserire bene tutte le voci di tipo erariale (iva, ritenute, tasse, ecc.) e le loro scadenze, in modo da non cadere dalle nuvole al momento dei pagamenti. La conoscenza di tutte le voci fa sì che si possa capire bene cosa occorre incassare in un anno e mese per mese. Sulla base dei costi si costruisce il budget di incassi e non viceversa! In questo modo l’amministratore ha ben chiaro in mente giornalmente lo schema fondamentale della sua azienda. Il business plan è la colonna vertebrale di tutta un’attività. Conoscendo mese per mese entrate e uscite ci si può preparare per i successivi investimenti e pagamenti da affrontare.

ENTRATE
Quello che per ovvi motivi piace sempre è assistere giornalmente alle entrate della propria attività. Risulta fondamentale però non farsi mai abbagliare da ciò che entra, ma mantenere un freddo distacco per capire l’entità delle entrate. Sulla base di un budget sappiamo come può essere suddiviso tutto il cash incassato (contante, assegni o bonifici) in modo da capire in tempo reale come suddividere le entrate a seconda delle necessità dell’azienda e delle scadenze successive da affrontare.
Un esempio che mi tocca da vicino è il contante incassato delle visite mediche: il titolare sa che quel contante andrà poi gestito per il pagamento della società che fornisce il servizio medico o del medico stesso. Perciò esiste un incasso netto ed un incasso lordo, ciò che entra è sempre lordo e prevede poi dei costi.
Occorre poi tenere sempre sottocontrollo tutto il credito che arriva dai finanziamenti e dai bonifici stabilendo bene le date concrete di accredito (questo è un lavoro che può fare l’amministrativo, ma deve poi tenere informato il titolare). Il credito è utilizzabile solo se è sul conto e si possono programmare pagamenti solo se si conoscono le date di accredito.
Il credito poi va assolutamente suddiviso per centri di profitto (aree che generano profitto) e ridistribuito in modo assennato: occorre programmare eventuali investimenti (acquisti, marketing e comunicazione), i pagamenti dei costi fissi e variabili (affitto, tasse, personale).
Nella gestione il titolare deve saper decidere quando è meglio posticipare dei pagamenti invece che altri, senza dimenticare che utenze e personale hanno priorità assoluta in quanto garantiscono l’operatività dell’azienda. L’affitto può essere gestito solitamente con un po’ più di calma (senza però andare in forte contenzioso). Le tasse poi non vanno mai dimenticate, in quanto sono pagamenti che non conviene rinviare troppo a lungo, onde evitare di generare un debito. Direi che una buona gestione del credito passa attraverso una buona conoscenza del saldo del conto, dei flussi degli incassi e di una buona gestione della cassa. La cassa, che spesso passa dalla reception, deve essere meticolosamente controllata dagli operatori e tutte le sere deve quadrare!

USCITE
Capita spesso che le entrate non combacino con le scadenze da sostenere. Gli appuntamenti erariali invece sono dettati da scadenze ben precise, mentre gli incassi subiscono a volte dei rallentamenti. Le società finanziarie che devono corrispondere gli incassi dei finanziamenti solitamente accreditano dopo un po’ di tempo, i bonifici arrivano dopo 3-7 giorni (sperando nella correttezza del cliente) e così gli assegni che hanno l’accredito da 6 fino a 15 giorni (se fuori piazza). Questo genera un debito che è necessario gestire con oculatezza e parsimonia (che non vuole dire avidità e avarizia).
Il debito poi si può generare anche per un calo delle entrate. In un periodo di calo delle vendite, si può finire in una situazione debitoria anche preoccupante. In questo caso è necessario mantenere la calma, non spaventarsi ma valutare bene tutte le iniziative per recuperare e nel frattempo gestire il debito con forte senso di responsabilità. Innanzitutto parlare con i fornitori con sincerità e chiarezza e impegnarsi per un piano di rientro sostenibile ma che va poi assolutamente rispettato, per non perdere di credibilità.
Una volta controllati i fornitori, privilegiare nei pagamenti il personale, sempre cercando di essere chiari e dosare i pagamenti relativamente alle entrate in modo di non affondare troppo. Insomma debito e credito vanno continuamente insieme, nei servizi si ha la fortuna di incassare cash, non come i fornitori dove pagano a 60-90-120 giorni, e perciò è possibile far fronte ai pagamenti controllando così il debito.
Riepilogando, perciò, in una gestione del debito la prima mossa è ritardare i pagamenti con i fornitori, rallentare o rateizzare il più possibile anche l’affitto e mantenere il più regolarmente possibile i pagamenti con il personale che è quello che garantisce il servizio. Tra tutte le cose che occorre avere in una buona amministrazione, una sola è fondamentale: usare sempre buon senso, onestà e sincerità. Mentire, non farsi trovare, avventurarsi in spese inutili che possono essere rimandate è solo controproducente!


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